Wie Sie in Quovero gezielt Daten finden und Archivierungs- und Löschfristen umsetzen können, erfahren Sie in diesem Artikel.
INHALTSVERZEICHNIS
- Archivierungs- und Löschfrist-Listen anlegen
- Filter-Eigenschaften festlegen
- Datensätze archivieren
- Bereits archivierte Datensätze löschen
Archivierungs- und Löschfrist-Listen anlegen
Damit Sie Ihre Fristen umsetzen können, ist es notwendig, dass Filter angelegt werden, die Ihre Datensatzlisten in der Karteibox gemäß der erforderlichen Kriterien für die Archivierung oder Löschung zu filtern.
Klicken Sie dafür im Klienten-Datensatz-Ordner auf den Namen der aktuellen Listenansicht, um die Auswahlliste zu öffnen.
Klicken Sie auf die Auswahlmöglichkeit Filter hinzufügen am Ende der möglichen Listenansichten.
Filter-Eigenschaften festlegen
Füllen Sie die Felder Name und gewünschte Spalten aus.
In unserem Beispiel haben wir für die zu archivierenden Datensätze den Namen Archivierungsfrist festgelegt. Als Spalten haben wir lediglich das Feld Erstkontakt am hinzugefügt.
Als nächstes werden die Bedingungen festgelegt, die für die Filterung der Liste erfüllt sein müssen.
Für dieses Beispiel ist für die Archivierung von Datensätzen das Datum des Erstkontakts, das Datum der letzten Aktualisierung, und Aktualisierung von Abhängigkeiten eines Datensatzes entscheidend.
Sind für Ihr Unternehmen für die Archivierung von Datensätzen weitere oder andere Bedingungen zu erfüllen, können Sie diese ebenso oders stattdessen berücksichtigen lassen.
Über den Button Hinzufügen können Sie eine neue Zeile hinzufügen, um Felder für die notwendigen Bedingungen festzulegen.
Für das Beispiel legen wir über den Button mehrere neue Zeilen an.
- Eine Zeile für das Feld Erstkontakt am
- Eine Zeile für das Feld Aktualisiert am
- Eile Zeile für das Feld Letzte Abhängigkeit aktualisiert am
Damit Ihnen ausschließlich Daten angezeigt werden, die vor dem eingetragenen Wert liegen, legen Sie bei beiden Zeilen den Operator Kleiner als fest.
Als Wert bestimmen Sie das Datum, bis zu dem die Archivierungsfrist in Ihrem Unternehmen greift. Im Beispiel wurden folgende drei Bedingungen festgelegt:
- Alle Datensätze, für die bis einschließlich 31.12.2022 das Erstkontakt-Datum erfasst wurde (Feld Erstkontakt am, Operator Kleiner als, Wert 01.01.2023)
- Alle Datensätze, die bis einschließlich 31.12.2023 zuletzt bearbeitet bzw. akutalisiert wurden, (Feld Aktualisiert am, Operator Kleiner als, Wert 01.01.2024 00:00)
- Alle Datensätze, für die bis einschließlich 31.12.2023 Abhängigkeiten aktualisiert wurden (Feld Letzte Abhängigkeit aktualisiert am, Operator Kleiner als, Wert 01.01.2024 00:00)
Haben Sie alle notwendigen Bedingungen für das Greifen der Archivierungsfrist erstellt, klicken Sie auf den Button Speichern obenrechts in der blauen Leiste vom Fenster.
In der Datensatz-Liste sollten Ihnen nun alle Datensätze angezeigt werden, auf die die festgelegten Bedingungen zutreffen.
Über der Datensatz-Liste sollte nun auch die Bezeichnung Ihrer neu angelegten Liste stehen. Für das Beispiel sehen wir nun, dass der Listen-Filter Archivierungsfrist aktiv ist. Die (3) zeigt uns, dass drei Bedingungen erfüllt sein müssen, damit uns Datensätze angezeigt werden.
Auf dieselbe Art und Weise können Sie vorgehen, um einen Listen-Filter anzulegen, der Ihnen nur Datensätze anzeigt, die Ihre Bedingungen für die Löschung von Datensätzen erfüllen.
Datensätze archivieren
Aktivieren Sie die Checkbox unter dem Button Aktionen, um alle Datensätze der aktuellen Seite aus der Liste auszuwählen.
Neben der Bezeichnung des aktiven Listen-Filters Archivierungsfrist sollte Ihnen auch nochmal angezeigt werden, wie viele Datensätze insgesamt ausgewählt wurden.
Klicken Sie auf den Button Aktionen und wählen Sie Archivieren aus.
Damit werden alle ausgewählten Datensätze ins Archiv verschoben.
Bereits archivierte Datensätze löschen
Dürfen bei Ihnen nur Datensätze gelöscht werden, die zuvor nach einer bestimmten Frist archiviert wurden, lassen Sie sich über die Listen-Filter-Auswahl nur archivierte Datensätze anzeigen. Klicken Sie dafür in der Auswahlliste auf Archiv.
Damit werden Ihnen ausschließlich archivierte Datensätze angezeigt, auf die Ihre Bedingungen für die Löschung von Datensätzen zutreffen. Vorausgesetzt sie haben den Listen-Filter Löschfrist (mit Ihren Bedingungen für die Löschung von Datensätzen) aktiviert.
Das erkennen Sie auch daran, dass die Listen-Bezeichnung farblich orange hinterlegt ist und ein Archivbox-Icon links von der Bezeichnung angezeigt wird. Bereits archivierte Datensätze werden auch in der Datensatz-Liste selbst mit einem Archivbox-Icon gekennzeichnet.
In den Papierkorb verschieben
Aktivieren Sie die Checkbox unter dem Button Aktionen, um alle Datensätze aus der Liste auszuwählen.
Neben der Bezeichnung des aktiven Listen-Filters Löschfrist sollte Ihnen auch nochmal angezeigt werden, wie viele Datensätze insgesamt ausgewählt wurden.
In unserem Beispiel wurden durch die vorangegangene Aktion alle Datensätze der Liste ausgewählt. Das sind 3 von 3 Datensätzen.
Klicken Sie auf den Button Aktionen und wählen Sie In den Papierkorb verschieben aus.
Damit werden die Datensätze in den Papierkorb verschoben. Datensätze im Papierkorb können wiederhergestellt werden. Um Datensätze unwiderruflich aus Quovero zu löschen, ist es abschließend notwendig die entsprechenden Datensätze aus dem Papierkorb zu löschen.